Jäsenrekisteriä koskeva tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Kempeleen Naisvoimistelijat 1593741-0
Nahkurinhaka 10, 90450 Kempele

Yhteyshenkilön sähköposti:

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Tietoja käytetään myös Kempeleen Naisvoimistelijoiden järjestämiin valmennuksiin, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalta henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu:
1) Kempeleen Naisvoimistelijoiden lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen. Seura ei anna tietoja kolmansien osapuolten käytettäväksi markkinointitarkoituksiin.

Käsiteltävät henkilötiedot:
Rekisterissä käsitellään Kempeleen Naisvoimistelijoiden jäsenten, luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
• Voimistelijan etu- ja sukunimi
• Huoltajan etu- ja sukunimi
• Osoite
• Puhelinnumero, lapsen oma puhelinnumero
• Huoltajan sähköpostiosoite, lapsen oma sähköpostiosoite
• Syntymäaika (pp.kk.vvvv)
• Sukupuoli
• Ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)
• Kuvauslupa kuvien ja videoiden osalta seuran markkinointi- ja viestintätarkoituksiin seuran nettisivulla, Facebookissa, Instagramissa ja painetussa materiaalissa.
• Jäsenistölle suunnatussa viestinnässä ei jaeta/julkaista henkilötietoja kuten yhteystietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään ilmoittautumisten yhteydessä sähköisillä lomakkeilla. Tiedot perustuvat jäsenen itsensä antamiin tietoihin.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Kempeleen Naisvoimistelijoiden järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työ- ja talkootehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Seuran ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.

Seura ylläpitää jäsenrekisteriään Suomen Voimisteluliiton Hoika-palvelussa, joka täyttää uuden tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Jäsenet ilmoittavat muutokset yhteystiedoissa kirjautumalla Hoikaan.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Jäsenrekisteritiedot luovutetaan vuosittain tilastona Suomen Voimisteluliitolle yhdistyslain edellyttämällä tavalla. Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena on osallistujalistojen luovuttaminen ohjaajille, koulutusten tai leirien järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.
Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Kempeleen Naisvoimistelijoiden jäsen tai sopimuskumppani ja mahdollisen sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään toistaiseksi tai kunnes rekisteröity haluaa tietonsa poistettavan. Kirjanpitolainsäädännön vaatimus huomioidaan mm. laskutustietojen säilyttämisessä.
Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.
Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu);
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Kempeleen Naisvoimistelijoiden oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Kempeleen Naisvoimistelijat voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Kempeleen Naisvoimistelijat voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot
Yhdistyksen (Kempeleen Naisvoimistelijat ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot).
Sopimussuhteissa olevat tahot:
Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu).
Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).
Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta
Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Kempeleen Naisvoimistelijat ry, Nahkurinhaka 10, 90450 Kempele.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 25.5.2018.